RBS – Resource breakdown structure

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Per poter assegnare i compiti a chi li sa e li può fare meglio, dopo aver preparato la lista delle cose da fare devi preparare la lista delle risorse di cui disponi per il tuo progetto. Attenzione a queste parole: non è tanto importante la presenza di un buon ingegnere nel tuo staff, ma quanto costui potrà dedicarsi al tuo progetto.

Lo strumento di gestione delle risorse è la RBS, resource breakdown structure, struttura di suddivisione delle risorse umane.

La RBS è una lista gerarchica di risorse utili allo svolgimento di un progetto. La RBS include almeno le persone necessarie a completare il progetto, e preferibilmente tutte le risorse su cui si possono spendere i fondi del progetto, come personale, utensili, macchinari, materiali, attrezzature, onorari e licenze. Il denaro non è considerato una risorsa nella RBS, perché sono incluse solo le risorse che hanno un costo.

Puoi elencare le risorse con carta e matita o con i normali programmi di scrittura, o usare un applicativo dedicato al project management.

Puoi servirti di una tabella come questa:rbs

Nella prima colonna indicherai la persona che hai a disposizione per il progetto.   A questa colonna ne puoi aggiungere quante ne vuoi, corredando la tua risorsa di tutti i dati che ti sembrano utili. Tuttavia ti consiglio di limitarti a pochi dati, altrimenti la tua tabella diventerà difficile da consultare e aggiornare, a meno che non usi i programmi per progetti di cui abbiamo detto prima. I dati essenziali sono la qualifica della risorsa, la sua competenza; il ruolo che ricopre nel progetto; i dati di contatto (email, telefono, intranet, social, ecc.); altri dati che ritieni utili, come il costo ordinario e straordinario, i giorni e le ore alla settimana che può dedicare al progetto, e così via.

Per attribuire una risorsa ad un’attività, tieni conto non tanto del ruolo che la risorsa ricopre nel reparto o nell’ente in cui lavora, quanto del ruolo che svolge all’interno del progetto. Un collaboratore può dirigere un reparto, ma entrare in un progetto solo con un contributo marginale, per cui anche se il suo ruolo aziendale è importante, nel progetto avrà un ruolo marginale.