Time management

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Il tempo è una risorsa scarsa, che inesorabilmente si consuma, qualsiasi cosa facciamo o non facciamo. Quindi possiamo solo organizzarci per mettere a frutto nel modo migliore il poco tempo che abbiamo.

Il concetto di tempo è relativo a che cosa è applicato e ai criteri con cui si misura. Un tempo geologico si misura in decine o centinaia di migliaia di anni. Il tempo della nostra vita è di 90 anni, bene che vada. Il tempo di avvio di un computer è di qualche secondo.

Anche la percezione del tempo è relativa. Se siamo in coda o aspettiamo l’autobus, cinque minuti ci sembrano un’eternità. Ma poi constatiamo con sorpresa che sono già due anni che abbiamo cambiato casa, e sembra ieri.

Una teoria dice che la percezione del tempo si riduce con l’ampliarsi dello spazio. Se siamo costretti a vivere in uno spazio limitato (la cella di una prigione, una stanza, un appartamento, un paesello) il tempo scorre lentamente. Se viviamo in uno spazio ampio (una grande città, una regione, una montagna da scalare, una grande azienda, il web) il tempo scorre tanto più in fretta, quanto più è vasto il nostro territorio.

La pianificazione del tempo dipende dal livello gerarchico del proprio ruolo. Un operaio ha scadenze di ore, un capo-reparto ha scadenze di giorni, un manager pianifica per mesi, un amministratore delegato per anni.

Tutti noi passiamo da tempi etero-diretti a tempi auto-organizzati, o dobbiamo combinarli insieme. Per esempio, se devo fare un viaggio in treno, il mio treno parte alle 9,45, ed io devo organizzarmi per arrivare in tempo. L’orario del treno non dipende da me, arrivare in tempo dipende da me.

E’ importante considerare quanto tempo ci vuole per fare le cose. Cerchiamo di misurare in quanto tempo di laviamo, ci vestiamo, quanto ci vuole per raggiungere il posto di lavoro, quanto per leggere il capitolo di un libro o tutto il giornale.

L’auto-organizzazione diventa sempre più importante con la disarticolazione del lavoro che da dipendente diventa smart.

Per ottimizzare il proprio tempo bisogna fare attenzione a tutte le attività mangia-tempo. Oggi in primo luogo c’è la frequentazione dei social e lo smaltimento delle email. Lo smartphone ci collega perennemente con tutto il mondo, ma se stiamo sempre a consultarlo rischiamo di arrivare a sera senza aver combinato nulla di rilevante. Quindi dobbiamo saperci disciplinare, magari strutturando la nostra giornata: un’ora al mattino per la posta, un’ora per i social. Poi seguire rigorosamente le priorità prestabilite ignorando qualsiasi bip o altro canto di sirene. Le tecnologie moderne ci permettono di comunicare sia in diretta, sia in differita: cerchiamo di limitare all’indispensabile le comunicazioni dirette, e di consultare le differite a orari stabiliti, evitando distrazioni e interferenze in ciò che stiamo facendo.

Bisogna anche saper perdere tempo, saperlo liberare dal lavoro, far riposare il corpo e la mente. Nello sport si apprende ad alternare lo sforzo al recupero. Anche nell’attività intellettuale si devono alternare momenti di concentrazione e di impegno a momenti di relax, di distrazione, di gioco.

lean-kanban_03Gli strumenti per organizzare le cose da fare sono diversi. Possiamo usare visualizzazioni come la timeline, una linea su cui disporre le cose da fare, o il diagramma di Gantt. Per distinguere le cose urgenti da quelle importanti si usa la matrice di Eisenhower. Le agende cartacee e on line come Outlook permettono di organizzare le proprie settimane. La tabella con cartellini delle gestioni a vista kanban e scrum, con la colonna delle cose da fare e quella delle cose fatte, è un ottimo supporto per gestire le proprie e altrui attività rispettando impegni e scadenze.

Se non dobbiamo gestire il tempo nostro, ma quello degli altri, è consigliabile un po’ di generosità e un po’ di furbizia. La generosità consiste nel lasciare ai collaboratori qualche potere negoziale, concordando con loro le scadenze. La furbizia invece non ci fa comunicare le nostre scadenze reali, quelle di cui dobbiamo rispondere ad altri, ma scadenze anticipate di uno o due giorni, così se il collaboratore ritarda possiamo sempre rimproverarlo, farlo sentire in colpa, perdonarlo, senza però correre alcun rischio.