WBS – Work breakdown structure

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Dopo aver strutturato il progetto con la PBS e averne individuato le pietre miliari, si procede in modo più analitico con la WBS, ossia con la strutturazione delle attività, di tutto quello che c’è da fare per ottenere i risultati auspicati dal progetto.

Sapere che cosa c’è da fare non basta, bisogna che ogni cosa sia fatta da qualcuno.

pbs-wbs-rbsEcco dunque che il percorso logico del progetto va dalla PBS che struttura il progetto in blocchi fondamentali e definisce le cose da ottenere lungo tutto il processo progettuale, alla WBS che definisce in modo più analitico le varie cose da fare per realizzare le cose definite con la precedente strutturazione, per finire con la RBS che assegna ad ogni attività la risorsa che se ne dovrà fare carico.

La strutturazione è sempre gerarchica, con livelli superiori più generali che comprendono livelli più specifici e dettagliati.

La strutturazione delle azioni di progetto è l’insieme di risposte più o meno dettagliate alle domande: quali sono le cose da fare, e chi dovrà farle? Alla prima domanda risponde la WBS, alla seconda l’integrazione fra WBS e RBS.

Percorrendo tutto l’iter del progetto, dall’inizio alla scadenza finale, la WBS elenca passo passo tutto quello che va fatto. Dopo aver scritto le operazioni come vengono in mente, si ordinano in modo gerarchico, se si tiene conto dell’importanza e del dettaglio di ogni attività, sequenziale, se si tieni conto delle attività che vanno fatte prima e dopo.

Il livello di dettaglio sarà coerente con il livello di management del progetto. A livello generale non serve definire i dettagli tecnici di un’operazione singola da affidare alla responsabilità del technical manager. In genere basta individuare i compiti da affidare a persone e reparti, e i relativi output che devono uscire fuori al termine dell’attività.

Per fare una WBS coerente con la PBS possiamo partire da questa, tenendola presente come ossatura della programmazione, e sviluppare i vari elementi nelle relative attività.

Dopo aver completato l’elenco di ciò che si deve fare e di chi potrebbe farlo, non resta che mettere le cose insieme. L’operazione è delicata, perché la stessa persona può fare meglio o peggio cose diverse, può essere molto o poco interessata al progetto, può avere tutti i requisiti migliori ma essere impegnata in altri progetti più importanti. Oltre a definire chi deve fare materialmente una cosa, va stabilito chi risponde della cosa fatta. Non sempre è la stessa persona. Un capo può essere responsabile di tutta una squadra di operatori, e di tutto ciò che devono produrre entro un certo termine.

La wbs costituisce l’ossatura che a sua volta sarà pianificata nel tempo con i diagrammi PERT e Gantt, o con la pianificazione a stadi.